Privacy Policy / Datenschutzerklärung

Zuletzt aktualisiert/Last updated: August 2026

English version below.

Datenschutzerklärung

1. Allgemein

Diese Datenschutzerklärung informiert dich über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten durch den datenschutzrechtlichen Verantwortlichen gemäß Art. 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Es werden die Begriffsdefinitionen der DSGVO, insbesondere gemäß Art. 4, zugrunde gelegt.

a. Verantwortlicher

Datenschutzrechtlich Verantwortlicher ist:

Integral Services GmbH (“Integral Services”)
Schönhauser Allee 148
10435 Berlin, Deutschland
Website: https://group.integral.de
E-Mail: info@group.integral.de

b. Datenschutzbeauftragter

Den bestellten Datenschutzbeauftragten (DSB) erreichst du wie folgt:

Intelliant GmbH
Reinhardtstr. 25
10117 Berlin, Deutschland
E-Mail: privacy@group.integral.de

2. Details der Datenverarbeitungen

a. Websitebetrieb und Websitefunktionen

Beim Besuch unserer Website verarbeiten wir deine personenbezogenen Daten als Websitebesucher wie folgt.

Wir nutzen dabei Dienste von Dritten. Unter diese Dienste fällt auch die Nutzung von Cookies (Notwendig, Präferenzen, Statistiken, Marketing). Konkrete Informationen zu den einzelnen Cookies und individuelle Einstellungsmöglichkeiten findest du unter „Einwilligungen ändern“ in unserem Einwilligungsmanagement.

Im Einwilligungsmanagement kannst du in Verarbeitungen einwilligen und Verarbeitungen auf Grundlage des berechtigten Interesses widersprechen. Du kannst deine Präferenzen auch zu einem späteren Zeitpunkt anpassen oder deine Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Diese Anpassungen sind jederzeit über das Widget oder den Link im Website-Footer in deinem Browserfenster möglich. Bitte beachte, dass ohne deine Einwilligung einzelne Funktionen der Website nur eingeschränkt funktionieren können.

i. Bereitstellung der Website-Inhalte

Zweck

Herstellung der technischen Verbindung zwischen dem Endgerät des Besuchers zu unserer Website (Durchführung der Session)
Wahrung und Verbesserung der Funktionalität der Website
Wahrung und Verbesserung der Informationssicherheit bzw. Datensicherheit (Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität) der Website (Datenspeicherung in Logfiles)

Kategorien verarbeiteter Daten

IP-Adresse des zugreifenden Systems
verwendeter Browsertyp des Endgerätes und Version
Internet-Service-Provider des zugreifenden Systems
Datum, Uhrzeit und Erfolg des Zugriffs
Webseiten Dritter, von denen das System des Nutzers auf unsere Website gelangt
Webseiten Dritter, die vom System des Nutzers über unsere Website aufgerufen werden

Kategorien von Empfängern

Webhosting - Webflow, Inc.
Diverse Cookie-Anbieter (siehe Einwilligungsmanagement)

Drittstaaten-Datentransfer

US (Webhosting) gemäß geeigneter Garantien nach Art. 46 DSGVO
US (Cookies) bei entsprechender Einwilligung

Speicherdauer bzw. deren Kriterien

Session: Datenlöschung bei Beendigung der jeweiligen Sitzung
Logfiles: Datenlöschung nach 7 Tagen oder Anonymisierung
Cookies: siehe Einwilligungsmanagement

Rechtsgrundlagen

Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO (berechtigte Interessen)
Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO (Einwilligung - siehe 2. a. ii.)

ii. Website-Optimierung, Reichweitenanalyse und Social Media-Einbindung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten der Website-Besucher zu Zwecken der Website-Optimierung und Reichweitenanalyse, sowie zur Einbindung von Marketing- und Social Media-Funktionalitäten. Detaillierte Informationen zu diesen Datenverarbeitungen findest du im Einwilligungsmanagement unter „Einwilligungen ändern“. Rechtsgrundlage der Verarbeitung für diese Zwecke ist Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO (Einwilligung). Die Einwilligung in diese Verarbeitung kann jederzeit während der Dauer dieser Browser-Sitzung, in der diese Einstellungen verwendet werden, widerrufen werden.

iii. Kontaktaufnahme

Zweck

Kontaktaufnahme zwischen Integral Services und Interessenten
Bearbeitung und Beantwortung gestellter (Kontakt-)Anfragen
Vereinbarung und Durchführung von Kennenlerngesprächen

Kategorien verarbeiteter Daten

Personenstammdaten (Name)
Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
Nachrichteninhalt
IP-Adresse, Logdaten und Tracking

Kategorien von Empfängern

Customer Relationship Management - HubSpot Germany GmbH

Drittstaaten-Datentransfer

Speicherdauer bzw. deren Kriterien

3 Monate nach Durchführung des Erstkontakts

Rechtsgrundlagen

Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO (Einwilligung)

b. Plattformbetrieb und -funktionen

Zweck

Hosting der Integral Serviceleistungen
Technischer Betrieb der Integral Plattform
Bereitstellung der Plattform und ihrer Funktionen
Wahrung und Verbesserung der Informationssicherung bzw. Datensicherheit

Kategorien verarbeiteter Daten

IP-Adresse des zugreifenden Systems
verwendeter Browsertyp des Endgerätes und Version
Internet-Service-Provider des zugreifenden Systems
Datum, Uhrzeit der Plattform-Nutzung

Kategorien von Empfängern

Webhosting - Amazon Web Services EMEA SARL

Drittstaaten-Datentransfer

Speicherdauer bzw. deren Kriterien

Verarbeitung im Rahmen und bis Ende der Vertragserfüllung
Zur Erfüllung gesetzlicher Regelungen zu Aufbewahrungspflichten, zu Beweiszwecken oder Dokumentationspflichten

Rechtsgrundlagen

Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO (Anbahnung oder Durchführung eines Vertrages)
Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO (berechtigte Interessen)

c. Registrierung / Onboarding

Zweck

Benutzerregistrierung
Onboarding

Kategorien verarbeiteter Daten

Personenstammdaten (Name)
Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer)

Kategorien von Empfängern

ggfs. Social Login (u.a. Google, Microsoft, Qonto)

Drittstaaten-Datentransfer

US gemäß geeigneter Garantien nach Art. 46 DSGVO

Speicherdauer bzw. deren Kriterien

Verarbeitung im Rahmen und bis Ende der Vertragserfüllung (falls kein Vertrag zustande kommt, Löschung innerhalb 6 Monaten)
Zur Erfüllung gesetzlicher Regelungen zu Aufbewahrungspflichten, zu Beweiszwecken oder Dokumentationspflichten

Rechtsgrundlagen

Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO (Anbahnung oder Durchführung eines Vertrages)
Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO (Einwilligung - nur für Social Login)

Sämtliche Vorbehaltsaufgaben auf der Integral Plattform werden gemäß Vereinbarung durch die und in Verantwortung der Integral Tax GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft erbracht. Alle Informationen zur Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten in diesem Rahmen findest du in der Datenschutzerklärung der Integral Tax GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft.

d. Bank-Transaktionsdaten per API-Schnittstelle

Zur freiwilligen Nutzung der angebotenen API-Schnittstellen, ist eine separate Nutzungsvereinbarung mit finAPI erforderlich. Die Datenübertragung deiner Bank- und Umsatzinformationen erfolgt direkt über die bereitgestellte Schnittstelle.

Zweck

Übermittlung der Umsatzdaten zur Belegzuordnung und steuerrechtlichen Verarbeitung

Kategorien verarbeiteter Daten

Kontoinhaber
IBAN
Bankkontoinformationen
Umsatzdaten

Kategorien von Empfängern

Schnittstelle - finAPI GmbH
Vorbehaltsaufgaben - Integral Tax GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft

Drittstaaten-Datentransfer

Speicherdauer bzw. deren Kriterien

finAPI speichert Zugriffsberechtigung max. 90 Tage; danach erneute Freigabe erforderlich
Die Nutzung kann jederzeit widerrufen werden; der Datenabruf wird dann beendet

Rechtsgrundlagen

Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO (Anbahnung oder Durchführung eines Vertrages)

e. Kundenservice Integral Services

Zweck

Kontaktaufnahme mit Kunde
Bearbeitung und Beantwortung von Anfragen
ggfs. Anforderung von relevanten Informationen

Kategorien verarbeiteter Daten

Personenstammdaten (Name, E-Mail-Adresse)
Nachrichteninhalt (optional)
IP-Adresse, Logdaten und Tracking

Kategorien von Empfängern

Kommunikation - Google LLC (Google Workspace)
CRM - HubSpot Germany GmbH

Drittstaaten-Datentransfer

US (Mail-Hosting) gemäß geeigneter Garantien nach Art. 46 DSGVO

Speicherdauer bzw. deren Kriterien

3 Monate nach Eingang/Beantwortung der Kontaktanfrage

Rechtsgrundlagen

Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO (Einwilligung)

f. Rechnungsstellung Integral Services

Zweck

Rechnungsstellung der vereinbarten Leistungen
Bearbeitung und Abwicklung von Zahlungen

Kategorien verarbeiteter Daten

Personenstammdaten Rechnungsempfänger (Name, E-Mail-Adresse)
Rechnungsadresse
Zahlungsdaten
IP-Adresse, Geräteinformationen

Kategorien von Empfängern

ggfs. Zahlungsabwicklung - Stripe Payments Europe, Limited

Drittstaaten-Datentransfer

ggfs. US (Zahlungsabwicklung) gemäß geeigneter Garantien nach Art. 46 DSGVO

Speicherdauer bzw. deren Kriterien

Verarbeitung im Rahmen und bis Ende der Vertragserfüllung
Zur Erfüllung gesetzlicher Regelungen zu Aufbewahrungspflichten, zu Beweiszwecken oder Dokumentationspflichten

Rechtsgrundlagen

Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO (Anbahnung oder Durchführung eines Vertrages)

g. Community Management

Zur Kommunikation, bei Feedback, oder zur Klärung von Fragen und potenzieller Bugs bieten wir unseren Nutzern diverse Kommunikationskanäle.

Solltest du Kontakt via externer Plattformen wie Facebook oder LinkedIn mit uns aufnehmen, wird deine Anfrage auch durch den jeweiligen Plattformanbieter verarbeitet. Da du in diesem Fall als registrierte*r Nutzer*in bereits einen Nutzungsvertrag mit der Plattform geschlossen hast, wurdest du bereits über die Verarbeitung durch den Anbieter aufgeklärt. Wir sind nicht verantwortlich für die Verarbeitung deiner Daten durch u.a. Meta Platforms, Inc. oder LinkedIn Ltd. - Weitere Informationen zur Verarbeitung deiner Daten findest du in den entsprechenden Datenschutzerklärungen.

Zweck

Kontaktaufnahme mit Integral Services
Bearbeitung von (Kunden-)Anfragen und Folgekommunikation
Kommunikation von Feedback, Fragen, Antworten, Bugs

Kategorien verarbeiteter Daten

Abhängig vom jeweils gewählten Medium
Ggfs. Personenstammdaten (Name, E-Mail Adresse)
Ggfs. Telefonnummer
Ggfs. Inhaltsdaten der jeweiligen Nachricht

Kategorien von Empfängern

Externe Plattformen oder Messenger - siehe oben

Drittstaaten-Datentransfer

US auf Grundlage geeigneter Garantien nach Art. 46 DSGVO

Speicherdauer bzw. deren Kriterien

Rechtsgrundlagen

Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO (berechtigtes Interesse)

h. Bewerbungsprozess

Über unsere Karrierewebsite (https://jobs.ashbyhq.com/integral-de) können offene Stellenangebote bei Integral Services eingesehen werden und der Bewerbungsprozess unter Bereitstellung personenbezogener Daten und Bewerbungsunterlagen initiiert werden. Dies wird durch den Anbieter Ashby ermöglicht.

Verantwortlich für deine Bewerbung ist die jeweilige Integral-Gesellschaft, bei der du dich bewirbst. Sollte es sich dabei um eine andere Gesellschaft aus dem Integral-Netzwerk handeln, so unterstützt die Integral Services als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.

Zweck

Bereitstellung sicheres Bewerbungsportal
Findung und Anstellung zukünftiger Mitarbeitenden
Besetzung offener Positionen beim Kunden
Durchführung Bewerbungsprozess
Kommunikation im Rahmen des Bewerbungsprozesses

Kategorien verarbeiteter Daten

Personenstammdaten (Name, E-Mail-Adresse)
Kontaktdaten (Adresse, Telefonnummer)
CV-Daten (inkl. Ausbildungsdaten, Karrieredaten)
Visuminformationen
Anschreiben (optional)
Angabe zu LinkedIn-Profil (optional)
Gehaltswunsch (optional)

Kategorien von Empfängern

Bewerbungsmanagement - Ashby, Inc.
Kommunikation - Google LLC (Google Workspace)

Drittstaaten-Datentransfer

US auf Grundlage geeigneter Garantien nach Art. 46 DSGVO

Speicherdauer bzw. deren Kriterien

Bis zu 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsprozesses (Absage), wenn keine anderen gesetzlichen Vorgaben zur Speicherung bestehen (z.B. Klage AGG)
Verlängerung der Speicherung bei Einwilligung (Talent Pool für 6 Monate)
Bei Vertragsabschluss werden die Daten im Personaldatenmanagement gespeichert und weiter verwaltet

Rechtsgrundlagen

Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO (Einwilligung)
Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO (Anbahnung oder Durchführung eines Vertrages)

Wir bitten um Verständnis, dass wir aus datenschutzrechtlichen Gründen keine Bewerbungen bearbeiten können, die außerhalb von Ashby eingehen.

Nach europäischem Datenschutzrecht sind wir verpflichtet, dich darüber zu informieren, dass die Zurückhaltung persönlicher Daten in deiner Bewerbung dich gegenüber anderen Bewerbern, die sich für die gleiche Stelle bewerben, benachteiligen kann.

3. Rechte der betroffenen Person

Werden personenbezogene Daten von dir verarbeitet, bist du Betroffener im Sinne der DSGVO. Dir stehen damit folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:

In diesem Fall hast du das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) und Löschung (Art. 17 DSGVO) deiner Daten, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), ein Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO) und das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Du hast außerdem das Recht auf eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Artikel 77 der DSGVO. Die zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde für die Integral Services ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit.

Es findet keine automatische Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO statt.

Für weitere Informationen oder zur Ausübung deiner Betroffenenrechte wende dich bitte an den Datenschutzbeauftragten (siehe 1. b.).

4. Aktualität und Veränderungen dieser Datenschutzerklärung

Es gilt diese Datenschutzerklärung in ihrer jeweils gültigen Fassung. Die aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit unter folgender Webadresse abgerufen und ausgedruckt werden: https://group.integral.de/privacy-policy

Stand: August 2026

Privacy Policy

1. General

This Privacy Policy informs you about the nature, scope, and purpose of the processing of your personal data by the controller responsible under data protection law, in accordance with Art. 13 and 14 of the General Data Protection Regulation (GDPR).

The definitions of the GDPR, in particular pursuant to Art. 4, apply.

a. Controller

The controller responsible under data protection law is:

Integral Services GmbH (“Integral Services”)
Schönhauser Allee 148
10435 Berlin, Germany
Website: https://group.integral.de
Email: info@group.integral.de

b. Data Protection Officer

You can reach the appointed Data Protection Officer (DPO) as follows:

Intelliant GmbH
Reinhardtstr. 25
10117 Berlin, Germany
Email: privacy@group.integral.de

2. Details of the Data Processing Activities

a. Website Operation and Website Functions

When you visit our website, we process your personal data as a website visitor as follows.

In doing so, we use services from third parties. These services also include the use of cookies (Necessary, Preferences, Statistics, Marketing). Specific information on the individual cookies and individual setting options can be found under “Change consents” in our consent management.

In the consent management, you can consent to processing activities and object to processing activities based on legitimate interest. You can also adjust your preferences at a later time or revoke your consent with effect for the future. These adjustments are possible at any time via the widget or the link in the website footer in your browser window. Please note that without your consent, individual functions of the website may only work to a limited extent.

i. Provision of Website Content

Purpose

Establishing the technical connection between the visitor’s device and our website (carrying out the session)
Maintaining and improving the functionality of the website
Maintaining and improving the information security and data security (confidentiality, availability, and integrity) of the website (data storage in log files)

Categories of processed data

IP address of the accessing system
Browser type and version of the device used
Internet service provider of the accessing system
Date, time, and success of the access
Third-party websites from which the user’s system reaches our website
Third-party websites accessed by the user’s system via our website

Categories of recipients

Web hosting - Webflow, Inc.
Various cookie providers (see consent management)

Third-country data transfer

US (web hosting) on the basis of appropriate safeguards pursuant to Art. 46 GDPR
US (cookies) with corresponding consent

Storage period / criteria

Session: data deletion upon termination of the respective session
Log files: data deletion after 7 days or anonymization
Cookies: see consent management

Legal bases

Art. 6 (1) (f) GDPR (legitimate interests)
Art. 6 (1) (a) GDPR (consent - see 2. a. ii.)

ii. Website Optimization, Reach Analysis, and Social Media Integration

We process personal data of website visitors for the purposes of website optimization and reach analysis, as well as for the integration of marketing and social media functionalities. Detailed information on these processing activities can be found in the consent management under “Change consents”. The legal basis for processing for these purposes is Art. 6 (1) (a) GDPR (consent). Consent to this processing can be revoked at any time during the browser session in which these settings are used.

iii. Contact

Purpose

Contact between Integral Services and interested parties
Processing and answering (contact) inquiries
Arranging and conducting introductory meetings

Categories of processed data

Personal master data (name)
Contact data (email address, phone number)
Message content
IP address, log data, and tracking

Categories of recipients

Customer relationship management - HubSpot Germany GmbH

Third-country data transfer

Storage period / criteria

3 months after the initial contact

Legal bases

Art. 6 (1) (a) GDPR (consent)

b. Platform Operation and Functions

Purpose

Hosting of the Integral services
Technical operation of the Integral platform
Provision of the platform and its functions
Maintaining and improving information security and data security

Categories of processed data

IP address of the accessing system
Browser type and version of the device used
Internet service provider of the accessing system
Date and time of platform use

Categories of recipients

Web hosting - Amazon Web Services EMEA SARL

Third-country data transfer

Storage period / criteria

Processing within the scope of and until the end of contract fulfillment
To comply with statutory retention obligations, for evidentiary purposes, or documentation obligations

Legal bases

Art. 6 (1) (b) GDPR (initiation or performance of a contract)
Art. 6 (1) (f) GDPR (legitimate interests)

c. Registration / Onboarding

Purpose

User registration
Onboarding

Categories of processed data

Personal master data (name)
Contact data (email address, phone number)

Categories of recipients

If applicable, social login (incl. Google, Microsoft, Qonto)

Third-country data transfer

US on the basis of appropriate safeguards pursuant to Art. 46 GDPR

Storage period / criteria

Processing within the scope of and until the end of contract fulfillment (if no contract is concluded, deletion within 6 months)
To comply with statutory retention obligations, for evidentiary purposes, or documentation obligations

Legal bases

Art. 6 (1) (b) GDPR (initiation or performance of a contract)
Art. 6 (1) (a) GDPR (consent - only for social login)

All reserved professional activities (Vorbehaltsaufgaben) on the Integral platform are performed, as agreed, by and under the responsibility of Integral Tax GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft. All information on the processing of your personal data in this context can be found in the privacy policy of Integral Tax GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft.

d. Bank Transaction Data via API Interface

To voluntarily use the offered API interfaces, a separate usage agreement with finAPI is required. The transfer of your bank and transaction information takes place directly via the provided interface.

Purpose

Transfer of transaction data for receipt matching and tax processing

Categories of processed data

Account holder
IBAN
Bank account information
Transaction data

Categories of recipients

Interface - finAPI GmbH
Reserved professional activities - Integral Tax GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft

Third-country data transfer

Storage period / criteria

finAPI stores the access authorization for a maximum of 90 days; after that, renewed approval is required
Use can be revoked at any time; data retrieval will then be terminated

Legal bases

Art. 6 (1) (b) GDPR (initiation or performance of a contract)

e. Customer Service Integral Services

Purpose

Contact with customers
Processing and answering inquiries
If applicable, requesting relevant information

Categories of processed data

Personal master data (name, email address)
Message content (optional)
IP address, log data, and tracking

Categories of recipients

Communication - Google LLC (Google Workspace)
CRM - HubSpot Germany GmbH

Third-country data transfer

US (mail hosting) on the basis of appropriate safeguards pursuant to Art. 46 GDPR

Storage period / criteria

3 months after receipt/answering of the contact inquiry

Legal bases

Art. 6 (1) (a) GDPR (consent)

f. Invoicing Integral Services

Purpose

Invoicing of the agreed services
Processing and settlement of payments

Categories of processed data

Personal master data of the invoice recipient (name, email address)
Billing address
Payment data
IP address, device information

Categories of recipients

If applicable, payment processing - Stripe Payments Europe, Limited

Third-country data transfer

If applicable, US (payment processing) on the basis of appropriate safeguards pursuant to Art. 46 GDPR

Storage period / criteria

Processing within the scope of and until the end of contract fulfillment
To comply with statutory retention obligations, for evidentiary purposes, or documentation obligations

Legal bases

Art. 6 (1) (b) GDPR (initiation or performance of a contract)

g. Community Management

For communication, feedback, or to clarify questions and potential bugs, we offer our users various communication channels.

If you contact us via external platforms such as Facebook or LinkedIn, your inquiry will also be processed by the respective platform provider. Since in this case you, as a registered user, have already concluded a usage agreement with the platform, you have already been informed about the processing by the provider. We are not responsible for the processing of your data by, among others, Meta Platforms, Inc. or LinkedIn Ltd. - Further information on the processing of your data can be found in the respective privacy policies.

Purpose

Contacting Integral Services
Processing (customer) inquiries and follow-up communication
Communication of feedback, questions, answers, bugs

Categories of processed data

Depending on the medium chosen
If applicable, personal master data (name, email address)
If applicable, phone number
If applicable, content data of the respective message

Categories of recipients

External platforms or messengers - see above

Third-country data transfer

US on the basis of appropriate safeguards pursuant to Art. 46 GDPR

Storage period / criteria

Legal bases

Art. 6 (1) (f) GDPR (legitimate interest)

h. Application Process

Via our careers website (https://jobs.ashbyhq.com/integral-de), open job vacancies at Integral Services can be viewed and the application process can be initiated by providing personal data and application documents. This is made possible by the provider Ashby.

Responsible for your application is the respective Integral company to which you are applying. If this is a different company from the Integral network, Integral Services provides support as a processor pursuant to Art. 28 GDPR.

Purpose

Provision of a secure application portal
Finding and hiring future employees
Filling open positions at the customer
Carrying out the application process
Communication within the application process

Categories of processed data

Personal master data (name, email address)
Contact data (address, phone number)
CV data (incl. education data, career data)
Visa information
Cover letter (optional)
LinkedIn profile (optional)
Salary expectations (optional)

Categories of recipients

Application management - Ashby, Inc.
Communication - Google LLC (Google Workspace)

Third-country data transfer

US on the basis of appropriate safeguards pursuant to Art. 46 GDPR

Storage period / criteria

Up to 6 months after completion of the application process (rejection), unless other statutory requirements for storage apply (e.g. claims under the AGG)
Extended storage with consent (talent pool for 6 months)
Upon conclusion of a contract, the data is stored and further managed in the personnel data management

Legal bases

Art. 6 (1) (a) GDPR (consent)
Art. 6 (1) (b) GDPR (initiation or performance of a contract)

We ask for your understanding that, for data protection reasons, we cannot process applications received outside of Ashby.

Under European data protection law, we are obliged to inform you that withholding personal data in your application may put you at a disadvantage compared to other applicants applying for the same position.

3. Rights of the Data Subject

If your personal data is processed, you are a data subject within the meaning of the GDPR. You are therefore entitled to the following rights vis-à-vis the controller:

You have the right of access (Art. 15 GDPR), the right to rectification (Art. 16 GDPR) and erasure (Art. 17 GDPR) of your data, the right to restriction of processing (Art. 18 GDPR), the right to object to processing (Art. 21 GDPR), and the right to data portability (Art. 20 GDPR). You also have the right to lodge a complaint with a supervisory authority pursuant to Art. 77 GDPR. The competent data protection supervisory authority for Integral Services is the Berlin Commissioner for Data Protection and Freedom of Information (Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit).

No automated decision-making, including profiling, pursuant to Art. 22 GDPR takes place.

For further information or to exercise your rights as a data subject, please contact the Data Protection Officer (see 1. b.).

4. Validity and Changes to this Privacy Policy

This Privacy Policy applies in its currently valid version. The current Privacy Policy can be accessed and printed at any time at the following web address: https://group.integral.de/privacy-policy

Version: 08-2026